初めて人材・アルバイト・パートを採用する時に行う手順を公開

人材・採用・労務

創業して、人材を採用するときの手続きは非常に多くて煩雑です。

1人目を採用したときは、登録書類など多く提出しないといけません。

週20時間未満であれば特に書類提出に焦る必要はございません。週20時間以上、週30時間以上と提出する書類も異なってきます。

聞いたことのない多く書類を提出しないといけないため、わかるよう順番にまとめました。

結論から言うと、とにかく必要書類を持って指定場所に行くことです。

いろいろネットで調べて、必要書類をダウンロードして記入事例を見て書いてから郵送という手順もありますが、必要なものを持参して現地に行って書類の書き方を教えてもらいないがら提出する方が早いです。

採用する方から書類をもらい、労働基準監督署→ハローワーク→年金事務所に行って現地で書類を記入する。いたってシンプルです。

採用する方にお渡しする書類

採用が決まると、いつから仕事に来てもらうのか?時間は何時~何時まで働くのか?給与はいくらか?時給か?日給か?月給か?などの話を進めていきます。

そして、書面で労働条件通知書を渡してください。

労働条件通知書とは

雇用をする際、事業主は、パート・アルバイトや正社員など区別なしに、労働時間や給与などの労働条件を明示しないといけません。

「労働基準法」では、必ず文章にて記載しないといけない条件、口頭でも明示すると問題なしとする条件の2種類あります。口頭でも可とする条件について、言った、言わないでトラブルにならないよう極力書面にて明示すべきです。

書面で明示する項目

労働契約の期間

就業の場所・従事する業務の内容

始業・終業時刻 所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換(交替期日あるいは交替順序等)に関する事項

賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切り・支払の時期に関する事項

退職に関する事項(解雇の事由を含む)

口頭の明示でもよい事項

昇給に関する事項

退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算・支払の方法、支払時期に関する事項

臨時に支払われる賃金、賞与などに関する事項

労働者に負担させる食費、作業用品その他に関する事項

安全・衛生に関する事項

職業訓練に関する事項

災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項

表彰、制裁に関する事項

休職に関する事項

就業規則に当該労働者に適用される労働条件が具体的に規定されており、労働契約締結時に労働者一人ひとりに対し、その労働者に適用される部分を明らかにしたうえで就業規則を交付すれば、再度、同じ事項について、書面を交付する必要はありません。

採用時に確認する番号等

採用時に、採用する人の雇用保険の番号、年金番号、マイナンバーを教えてもらってください。

上記の書類と番号を控えて労働条件通知書と社印を持ってまずは、労働基準監督署に向かってください。

最初は、労働基準監督署へ行ってください。

労働基準監督署では、労働保険を取りあつかいます。

労働保険とは

労働保険は、適用事業所内の従業員が、勤務中または通勤中にけがや病気をしたとき、そのようなけがや病気の療養によって働けないとき、障害者になってしまったとき、亡くなったときなどに必要な保険給付が行われます。保険給付には、療養そのものの給付や、その費用の給付、一時金や年金など幅広くあります。

労働保険の保険関係成立届を労働基準監督署に提出する必要があります。その後、概算保険料申告書を提出します。

会社の社印を持参して、労働基準監督署に行ってください。その場で書類の書き方等を教えてもらいその場で提出できます。概算保険料は振り込み用紙をもらい入金をしてください。

そして、労働保険番号が発行されます

採用する人の雇用保険の番号、年金番号、マイナンバーを教えてもらい、労働保険番号、労働条件通知書と社印を持って、次のハローワークに向かってください。

 

次にハローワークへ行ってください。

ハローワークでは、雇用保険の手続きを行います。

雇用保険とは

雇用保険は、被保険者(加入者のこと)である従業員が、例えば退職または解雇で失業したときに、求職者給付(失業手当)を受け失業中の生活の安定を図るなどの保険給付が行われます。就職促進給付や教育訓練給付、雇用継続給付という保険給付や、失業の予防や、雇用機会の増大、労働者の能力開発の向上などの事業のためにも使われています。

雇用保険適用事業所設置届と採用する人の雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出する必要があります。そして、採用する人のマイナンバーと雇用保険の被保険者番号、そして、労働保険番号を持って登録します。

社会保険、厚生年金保険に掛ける必要のない方は、ここで終了です。

採用する人の年金番号、マイナンバーを教えてもらい、労働条件通知書と社印を持って、次の年金事務所に向かってください。

年金事務所へ行ってください。

年金事務所で手続きをするのは、健康保険と介護保険、厚生年金保険です。

それらは、どのようなものかと説明をします。

健康保険とは

健康保険は、被保険者(加入者のこと)である従業員が、業務中・通勤中以外にけがや病気をしたとき、そのようなけがや病気の療養によって働けないとき、出産したとき、亡くなったときなどに必要な保険給付が行われます。被保険者の扶養者が同様にけがや病気などをしたときにも保険給付が行われます。

介護保険とは

介護保険は、介護が必要な人に対する介護サービスを給付する制度です。

厚生年金保険とは

厚生年金保険は、被保険者(加入者のこと)である従業員が、高齢になり一定の年齢に達したとき、障害者になったとき、亡くなったときに、被保険者やその遺族に対して、必要な保険給付(年金または一時金)が行われます。

 

年金事務所に出向き健康保険・厚生年金保険 新規適用届を提出します。法人の場合は、法人(商業)登記簿謄本が必要になってきます。会社の印鑑と採用する人の年金番号、マイナンバーを持って管理地域の年金事務所に出向いてください。現地で記入事例を確認しながら記入してください。

マトメ

初めて採用をする事業主はさまざまな手続きが必要です。労働基準監督署→ハローワーク→年金事務所に出向けば手続きは完了します。

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